Tip: Outlook mailfooter 2.0

In de huidige web 2.0 wereld zijn de meeste mensen niet alleen maar te bereiken per mail of telefoon. Steeds meer mensen hebben ook een twitter account of een linkedin profiel of andere social software accounts. 


Dit vraagt naar mijn idee ook om aanpassing van de traditionele mail footer. Onderaan je mail bericht alleen maar een naam en telefoonnummer opnemen is soms wat beperkt. Bij sommige mails wil je misschien wel een mailfooter opneemt die de ontvanger ook wijst op andere contact mogelijkheden.


Zelf heb ik onderstaande mail footer in Outlook als de uitgebreide optie voor mail footer. Het maken van zo'n mailfooter bleek echter nog niet zo makkelijk te zijn in Outlook 2003. Eigenlijk bestaat het proces uit 2 stappen.

1. De eerste stap is het maken van een HTML bestand die de juiste URL verwijzingen opneemt. Tevens heb je een image nodig als je die wilt toevoegen aan de URL verwijzigingen.
1. Letop! Het versturen van images in je mail is voor vele ontvangers niet handig. Een probleem is dat sommige oudere mail clients de images niet tonen. Een ander aspect is dat vele mail ontvangers niet 'blij' worden het ontvangen van 'zinloze' plaatjes die onnodige ruimte in beslag nemen. Wees dus voorzichtig met het gebruik hiervan. 
2. De tweede stap is het importeren van het HTML bestand in Outlook als signature bestand.

Overigens kan je stap 1 ook eenvoudig doen via een mail footer generator. Bij mij is retaggr hiervan een voorbeeld. Zelf vind ik het een probleem dat retaggr het gebruik van jouw profiel kan volgen. Dus maak ik er liever zelf een mail footer.

Stap 1: HTML bestand maken met jouw mail footer tekst.

Download de relevanten bestanden zoals "MailSignature.htm", de relevante icons en eventueel het bestand "MailSignatureVoorbeeld.htm" vanuit Google Docs map "mail signatures".

Open het HTM bestand in Notepad als je niet schrikt van HTML code of anders in MS-Word ofzo.

Verander de URL's en de naamgeving van de relevante HTML tags. 

LETOP! De bestandsnamen voor de images moet je aanpassen naar de locatie waar jij de images download. In MS-Word moet je de bestanden zelf 'even' inserten.

Bewaar het bestand op een handige locatie die je zometeen nog weet.

Stap 2: In Microsoft Outlook 2003:

• Kies in het menu "Tools\Options"
• >Dialoog box "Options" verschijnt
• Klik de knop "Signatures"
• > Dialoog box "Create Signatures" verschijnt
• Klik de knop "New"
• > Dialoog box "Create New Signatures"
• Type een naam en kies de optie "Use this file as a template"

Het resultaat moet zijn dat je voortaan in nieuwe mail berichten kan kiezen in het menu van een email bericht voor "insert\mail signature"

Vervolgens moet je de juiste signature selecteren.

Veel plezier met je mail signature 2.0